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mtrilce


Estimados amigos de Universo Excel:

Tengo un archivo de un poco más de 7 mil KBs ¿Cómo puedo disminuir su peso sin que se alteren sus formulas y formatos?

Muchas gracias por su ayuda,

Saludos,

Marcela
Perú

tyno


Hola Marcela.
Una cosa que se cosa se me ocurre es que "ELIMINES" celdas y columnas que esten fuera del rango de datos y formulas dentro de la Hoja Excel.

Suponiendo que en la Hoja1 tenes datos hasta la columna N y la fila 100, entonces tendrias que seleccionar las columnas O hasta la ultima del archivo y eliminas dichas columnas, no borrarlas, lo mismo para las filas: seleccionas desde la fila 101 hasta la ultima y las eliminas. Este procesidemiento elimina formatos que puedan existir en la Hoja y se reduce considerablemente el peso del archivo, y así para cada Hoja, luego guarda el archivo y verifica si disminuyo el peso del mismo. No digo que esto funcione, porque quizas no tengas las Hojas recargados de formatos pero sería cuestion de probar. Saludos.

mtrilce


Hola Tyno, lo he intentado y no ha funcionado... Seguiré buscando alternativas!! Muchas gracias de todas maneras

ioyama


Hola Marcela.

Sacado de otro foro

Recuerda que en el caso del que estamos hablando (sin saber si es el
tuyo) lo que incrementa el rango usado cuando guardas el archivo es el formato que le das a las celdas que luego no usas.

Cuando borras, por lo general borras los datos. Por esto, si al rango le
has aplicado un formato, cuando borras queda el formato aunque parezca
que las celdas están vacias (pues has borrado sólo los datos).
Finalmente, cuando grabas el archivo, el 'rango usado' (que se actualiza
cuando grabas el archivo) incluirá las celdas con formato, así parezca
que están vacías.

Para borrar usa 'Borrar todo' o elimina las filas (o columnas) o usa
Alt+e+a+t. De lo contrario, si has aplicado formato, quedará el formato y
cuando grabes el archivo irá creciendo de tamaño.

Recuerda que el 'rango usado' se 'actualiza' cuando grabas el archivo.
Sólo podrás ver cuál es el rango que Excel está guardando (con Ctrl+Fin)
después de haberlo guardado, no antes.

Si ingresas datos y los borras (sin haber dado formato) no habrá
problema. Has la prueba ingresando datos en un rango amplio de una hoja
en blanco, luego selecciona el rango con dato y bórralos con 'Suprimir' y
graba el archivo y en la hoja, tras grabar el archivo, presiona
Ctrl+Fin. Verás que no ha incrementado el 'rango usado'.

Ahora selecciona un rango grande de una hoja en blanco, dale negrita a
ese rango (sin ingresar ningún dato). Verás el rango vacío,
aparentemente. Luego graba el archivo y revisa el rango que Excel está
guardando con Ctrl+Fin. Aunque no hayas ingresado ni un sólo dato en la
hoja, Excel guarda el rango al que le has dado formato.

De otrro tema (aporte del amigo Mauricio)

He visto que una pregunta frecuente es acerca de cómo reducir el tamaño
de un archivo. Bueno, hay una causa en específico que puede afectar
considerablemente el tamaño de un archivo: El rango de celdas que Excel
guarda como usado en cada hoja.

Se puede encontrar fácilmente la última celda del rango usado
presionando Ctrl+Fin en cualquier hoja. El problema es que en muchos
casos la 'última celda' está mucho más allá del rango 'real' de celdas
usadas... esto por lo general se debe a aplicar formatos a celdas que
luego no se van a usar, lo que hace que luego Excel guarde esas celdas
como parte del rango usado y así crece 'misteriosamente' el tamaño del
archivo.

Este problema en particular me llamó la atención porque he visto muchos
archivos que se suben en servidores por fuera del foro porque son
demasiado grandes para adjuntarlos acá, pero al abrirlos en algunos
casos he visto que son archivos con pocos datos, pero con tamaños
descomunales... esto debido a que se está guardando como rango usado en
cada hoja una cantidad considerable de celdas que no hacen parte del
rango 'real' usado.

Bueno, no sé si la explicación sea clara. En todo caso, pensando en
algunos de esos casos, escribí esta macro que deberá ayudar a reducir
considerablemente el tamaño de dichos archivos 'limpiando' el rango
usado y dejando sólo del tamaño del rango 'real' usado ".

Adjunto su macro.

Espero que te sirva de algo
Un saludo desde Vitoria
Archivos
Reducir tamaño archivo.zip
No tienes los permisos para descargar los archivos.
(93 KB)

5RESUELTO De acuerdo el 10/06/13, 08:15 pm

mtrilce


Estimados amigos, efectivamente, los formatos de las celdas incrementan el peso del documento. Me queda como lección no seleccionar toda la fila ni toda la columna para dar formato solamente a las primeras celdas, porque de lo contrario luego es difícil limpiar manualmente las celdas formateadas.

Muchas gracias por sus respuestas!!!

Cordiales saludos

Marcela

JoaoM


Yo uso este casi parecido al de ioyama con algún agregado que le hice.
Dentro hay comentarios. Dejo el modulo para que lo importe a tu libro y ejecútalo con F5.
Siempre que se usan celdas que luego borramos su contenido, Excel guarda y estas quedan como respaldo, eso es lo que hace el código, elimina dichas celdas y el carácter 160
Aquí informacion
h*/p://office.microsoft.com/es-es/help/quitar-espacios-y-caracteres-no-imprimibles-del-texto-HP010062743.aspx

otra aun mas clara
h*/p://jldexcelsp.blogspot.com/2012/10/el-extrano-caso-del-espacio-inamovible.html
Archivos
ReducePeso_quita caracter160.zip
No tienes los permisos para descargar los archivos.
(2 KB)

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